Immer busy, aber nie fertig? Die Job-Falle Prokrastination

Jeder kennt diese Tage: Man ist ständig beschäftigt, pausenlos am Reagieren und nach der Arbeit bleibt das unangenehme Gefühl, zwar viel getan, aber das Wesentliche wieder nicht in Angriff genommen zu haben. Genau dort beginnt für viele das, was umgangssprachlich auch gern als Aufschieberitis abgetan wird. Tatsächlich steckt aber deutlich mehr dahinter.

Cordula Nussbaum, Coach, Bestsellerautorin und Expertin für kreatives Zeitmanagement, beschäftigt sich seit Jahren mit diesem Phänomen. In der neuen Auflage ihres Buchs „Zeitmanagement für kreative Chaoten“ widmet sie dem Thema ein eigenes Kapitel.

Von Prokrastination ist nicht die Rede, wenn jemand etwas bloß gelegentlich hinauszögert. Problematisch wird es erst, wenn wichtige Aufgaben immer wieder bewusst hinausgeschoben werden, obwohl längst klar ist, dass genau dieses Verhalten schadet. Nussbaum beschreibt es so: „Es geht nicht um ein gelegentliches ‚Mach ich später‘, sondern um ein wiederkehrendes und vor allem belastendes Muster.“

Besonders wichtig ist ihr, mit einem verbreiteten Missverständnis aufzuräumen:

„Prokrastination ist keine Faulheit, im Gegenteil. Häufig sind es gerade engagierte, leistungsstarke Menschen, die auf der einen Seite unglaublich viel erledigen und auf der anderen Seite bestimmte Aufgaben hartnäckig vor sich herschieben.“

Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Expertin, Coach und Autorin

Dass Prokrastination gerade im Berufsleben so häufig auftritt, ist für sie wenig überraschend. „Unser Arbeitsalltag ist geprägt von Mails, Meetings, Rückfragen, Deadlines und parallelen Themen. Vieles wirkt gleichzeitig dringend, vieles verlangt sofortige Reaktion. Für Aufgaben, die Konzentration brauchen, bleibt dadurch oft kaum Platz.“ Hinzu komme fehlende Klarheit. Wenn nicht eindeutig ist, was wirklich wichtig ist und womit man beginnen sollte, greifen viele automatisch zu dem, was gerade am leichtesten zu erledigen ist. Auch der eigene Anspruch spielt hinein: „Wer im Job besonders gründlich, besonders schnell oder besonders gut sein will, erhöht den inneren Druck oft so stark, dass selbst überschaubare Aufgaben übergroß wirken.“

Dabei ist aber nicht ein bestimmter Persönlichkeitstyp betroffen, wohl aber bestimmte Arbeitsrealitäten. „Anfällig sind vor allem Menschen, die mit hoher Komplexität, viel Eigenverantwortung und vielen offenen Themen gleichzeitig umgehen müssen. Führungskräfte zählen dazu, ebenso Selbstständige, Menschen im Homeoffice und alle, die sehr frei arbeiten und sich stark selbst organisieren müssen.“ Auch Menschen mit vielen Ideen, vielen parallelen Projekten und hoher gedanklicher Geschwindigkeit hätten oft nicht das Problem, zu wenig zu tun, sondern zu viel gleichzeitig auf ihrem „inneren Schreibtisch“ liegen zu haben.

Wer Aufgaben im Job aufschiebt, tut das allerdings selten grundlos. Laut Nussbaum liegt das oft daran, dass Aufgaben zu ungenau formuliert sind. Was auf den ersten Blick nach einer klaren Tätigkeit aussieht, entpuppt sich oft als ganzes Paket. „,Präsentation vorbereiten‘ ist in Wahrheit kein Anfang, sondern bereits ein komplexer Arbeitsblock. Solange nicht klar ist, wie der erste konkrete Schritt aussieht, bleibt die Aufgabe liegen.“ Dazu kommt ein zweiter Aspekt: „Viele warten auf den passenden Moment und hoffen darauf, bald motivierter, fokussierter oder inspirierter zu sein. Doch dieser ideale Zeitpunkt stellt sich im Alltag selten von selbst ein.“

Aber: Nicht jedes Aufschieben ist automatisch falsch. „In dynamischen Arbeitswelten kann es durchaus klug sein, etwas nicht sofort anzupacken, etwa wenn sich Prioritäten verändern, Kundenwünsche verändern oder Prozesse anders aussehen.“ Entscheidend sei die Unterscheidung zwischen klarem, bewusstem Warten und echtem Vermeiden.

Zu den stärksten Treibern hinter Prokrastination zählt die Expertin Perfektionismus. Wer innerlich mit dem Anspruch arbeitet, etwas muss unbedingt richtig gut oder sogar perfekt werden, setzt sich von Anfang an unter Druck. Ähnlich wirkt Überforderung, denn wenn eine Aufgabe zu groß, zu komplex oder zu unübersichtlich erscheint, fehlt oft der Zugang. Auch Stress verstärke diesen Effekt zusätzlich. Unter Druck greife der Mensch eher zu vertrauten, schnellen Tätigkeiten als zu anstrengenden, unangenehmen oder komplizierten Aufgaben. Genau deshalb hält Frau Nussbaum es für wichtig, die eigentliche Ursache zu ergründen. Hinter dem Aufschieben stecke fast immer ein konkreter „Bremsklotz“, der erst erkannt werden müsse, bevor man wirksam gegensteuern könne.

Vor allem ist Prokrastination aber eines: „In erster Linie ist es ein emotionales Problem“, so Nussbaum. Dahinter steckt ein innerer Konflikt im Gehirn. Auf der einen Seite steht der präfrontale Kortex, zuständig für Planung, Vernunft und Selbstkontrolle. Auf der anderen Seite das limbische System: Dort sitzen emotionale Reaktionen wie Angst, Unsicherheit und Vermeidung, aber auch das Belohnungszentrum. Wenn dann auch noch schnelle Belohnungen wie eine neue Mail, eine Nachricht, eine Kleinigkeit, die rasch erledigt ist, locken, schüttet das Gehirn Dopamin aus. Und genau das fühlt sich im Moment besser an als eine anstrengende, unklare oder unangenehme Aufgabe. Die digitale Arbeitswelt verschärft dieses Muster massiv. Permanente Erreichbarkeit, ständiger Kontextwechsel, laufende Unterbrechungen: All das hält Menschen im Reaktionsmodus.

„Begleitet uns ständige Prokrastination über längere Zeit hinweg, hat das Folgen – für die eigene Karriere, für Teams und für die mentale Gesundheit“, erklärt uns der Coach. Beruflich bedeutet es oft, hinter den eigenen Möglichkeiten zurückzubleiben: Aufgaben werden zu spät fertig, die Qualität leidet, Chancen werden nicht genutzt, weil wichtige Themen zu lange unangetastet bleiben. In Teams wird die Belastung ebenfalls spürbar. Wenn jemand regelmäßig zu spät liefert oder andere auf Ergebnisse warten müssen, geraten Kollegen unter Druck und das Vertrauen kann dadurch leiden. Am stärksten zeigt sich Prokrastination jedoch häufig im Inneren: Wir haben ein schlechtes Gewissen, unser Stresslevel steigt und Selbstvorwürfe setzen ein.

Die gute Nachricht: Prokrastination ist kein unveränderlicher Charakterzug. Wer versteht, warum bestimmte Aufgaben immer wieder liegen bleiben, kann gezielt gegensteuern. Nussbaum rät dabei zu mehr Klarheit, kleineren Schritten und realistischen Zielen. Diese fünf Strategien hält sie im Alltag für besonders hilfreich:

1. Klar entscheiden statt ewig überlegen: Viele Aufgaben bleiben liegen, weil keine klare Entscheidung fällt. Besser ist, bewusst Ja oder Nein zu sagen. Entweder man beginnt jetzt oder man verschiebt die Aufgabe ganz bewusst.
2. Aufgaben klein machen und einfach starten: Große Aufgaben schrecken oft ab, deshalb kann es helfen, sie in kleine Schritte zu zerlegen und nur mit dem ersten anzufangen. Schon zwei Minuten reichen oft, um ins Tun zu kommen.
3. Bewusst verschieben statt aufschieben: Aufschieben erzeugt Druck und ein schlechtes Gewissen. Bewusst verschieben heißt dagegen: einen neuen Termin festlegen und die Aufgabe damit aktiv steuern.
4. Verbindlichkeit schaffen: Mit einem festen Termin oder einer verabredeten Person fällt das Anfangen oft leichter. Cordula Nussbaum empfiehlt dafür einen Sparringspartner, also eine Person, mit der man liegen gebliebene Aufgaben verbindlich angeht.
5. Realistisch planen: Zu große Ziele setzen schnell unter Druck. Besser ist, machbar zu planen und in kleinen Etappen zu denken. Entscheidend ist nicht die perfekte Methode, sondern eine, die zum eigenen Arbeitsstil passt.