Stále zaneprázdnený, ale nikdy hotový? Pracovná pasca prokrastinácia

Každý pozná tieto dni: človek je neustále zaneprázdnený, bez prestávky na všetko reaguje a po práci zostáva nepríjemný pocit, že síce urobil veľa, ale to podstatné opäť nezačal riešiť. Práve tu sa pre mnohých začína to, čo sa hovorovo rado označuje ako prokrastinácia. V skutočnosti je však za tým oveľa viac.

Cordula Nussbaum, koučka, bestsellerová autorka a odborníčka na kreatívny time management, sa týmto fenoménom zaoberá už roky. V novom vydaní svojej knihy „Zeitmanagement für kreative Chaoten“ venuje tejto téme vlastnú kapitolu.

O prokrastinácii nehovoríme, ak niekto niečo len príležitostne odkladá. Problematické to začína byť vtedy, keď sa dôležité úlohy vedome opakovane odkladajú, hoci je už dávno jasné, že práve toto správanie škodí. Nussbaum to opisuje takto: „Nejde o príležitostné ‚urobím to neskôr‘, ale o opakujúci sa a predovšetkým zaťažujúci vzorec.“

Obzvlášť dôležité je pre ňu vyvrátiť rozšírený omyl:

„Prokrastinácia nie je lenivosť, práve naopak. Často sú to práve angažovaní, výkonní ľudia, ktorí na jednej strane vybavia neuveriteľne veľa vecí a na druhej strane húževnato odkladajú určité úlohy.“

Cordula Nussbaum, odborníčka na time management, koučka a autorka

To, že sa prokrastinácia vyskytuje tak často práve v pracovnom živote, ju vôbec neprekvapuje. „Náš pracovný deň je poznačený mailami, mítingami, otázkami, termínmi a paralelnými témami. Mnohé pôsobí zároveň naliehavo, mnohé vyžaduje okamžitú reakciu. Na úlohy, ktoré potrebujú sústredenie, tak často nezostáva miesto.“ K tomu sa pridáva chýbajúca jasnosť. Keď nie je jasné, čo je skutočne dôležité a čím by mal človek začať, mnohí automaticky siahajú po tom, čo je práve najjednoduchšie vybaviť. Svoje zohrávajú aj vlastné nároky: „Kto chce byť v práci obzvlášť dôsledný, obzvlášť rýchly alebo obzvlášť dobrý, často zvyšuje vnútorný tlak tak silno, že aj zvládnuteľné úlohy pôsobia obrovsky.“

Pritom nejde o konkrétny typ osobnosti, ale o určité pracovné reality. „Náchylní sú najmä ľudia, ktorí musia zvládať vysokú komplexnosť, veľa vlastnej zodpovednosti a množstvo otvorených tém súčasne. Patria sem manažéri, rovnako ako živnostníci, ľudia na home office a všetci, ktorí pracujú veľmi slobodne a musia sa sami silno organizovať.“ Aj ľudia s množstvom nápadov, mnohými paralelnými projektmi a vysokou rýchlosťou myslenia často nemajú problém s tým, že robia málo, ale s tým, že majú na svojom „vnútornom stole“ príliš veľa vecí naraz.

Kto odkladá úlohy v práci, robí to však zriedka bezdôvodne. Podľa Nussbaum je to často tým, že úlohy sú formulované príliš nepresne. To, čo na prvý pohľad vyzerá ako jasná činnosť, sa často ukáže ako celý balík. „‚Pripraviť prezentáciu‘ v skutočnosti nie je začiatok, ale už komplexný blok práce. Kým nie je jasné, ako vyzerá prvý konkrétny krok, úloha zostáva ležať.“ K tomu sa pridáva druhý aspekt: „Mnohí čakajú na vhodný moment a dúfajú, že čoskoro budú motivovanejší, sústredenejší alebo inšpirovanejší. No tento ideálny čas sa v bežnom živote málokedy dostaví sám od seba.“

Ale: Nie každé odkladanie je automaticky zlé. „V dynamických pracovných svetoch môže byť celkom múdre niečo hneď neriešiť, napríklad keď sa menia priority, požiadavky zákazníkov alebo procesy vyzerajú inak.“ Rozhodujúce je rozlíšenie medzi jasným, vedomým čakaním a skutočným vyhýbaním sa.

K najsilnejším hnacím motorom prokrastinácie podľa expertky patrí perfekcionizmus. Kto vnútorne pracuje s nárokom, že niečo musí byť bezpodmienečne veľmi dobré alebo dokonca perfektné, dostáva sa od začiatku pod tlak. Podobne pôsobí preťaženie, pretože keď úloha vyzerá príliš veľká, komplexná alebo neprehľadná, často chýba prístup k nej. Stres tento efekt navyše posilňuje. Pod tlakom človek skôr siahne po známych, rýchlych činnostiach než po namáhavých, nepríjemných alebo komplikovaných úlohách. Práve preto pani Nussbaum považuje za dôležité odhaliť skutočnú príčinu. Za odkladaním sa takmer vždy skrýva konkrétny „brzdový blok“, ktorý treba najprv spoznať, skôr než sa dá efektívne zasiahnuť.

Prokrastinácia je však predovšetkým jedna vec: „V prvom rade je to emocionálny problém“, hovorí Nussbaum. Za tým sa skrýva vnútorný konflikt v mozgu. Na jednej strane stojí prefrontálna kôra, zodpovedná za plánovanie, rozum a sebaovládanie. Na druhej strane limbický systém: tam sídlia emocionálne reakcie ako strach, neistota a vyhýbanie sa, ale aj centrum odmeňovania. Keď potom lákajú aj rýchle odmeny, ako nový mail, správa alebo maličkosť, ktorú možno rýchlo vybaviť, mozog vyplavuje dopamín. A presne to sa v danej chvíli cíti lepšie než namáhavá, nejasná alebo nepríjemná úloha. Digitálny pracovný svet tento vzorec masívne vyostruje. Permanentná dostupnosť, neustále prepínanie kontextov, priebežné vyrušovanie: to všetko drží ľudí v reakčnom režime.

„Ak nás neustála prokrastinácia sprevádza dlhší čas, má to dôsledky – pre vlastnú kariéru, pre tímy a pre mentálne zdravie“, vysvetľuje nám koučka. Profesne to často znamená zaostávať za vlastnými možnosťami: úlohy sú dokončené príliš neskoro, trpí kvalita, nevyužívajú sa šance, pretože dôležité témy zostávajú príliš dlho nedotknuté. V tímoch sa záťaž stáva taktiež citeľnou. Keď niekto pravidelne dodáva neskoro alebo iní musia čakať na výsledky, kolegovia sa dostávajú pod tlak a dôvera tým môže utrpieť. Najsilnejšie sa však prokrastinácia často prejavuje vo vnútri: máme výčitky svedomia, naša hladina stresu stúpa a nastupuje sebavyčítanie.

Dobrá správa: Prokrastinácia nie je nemenná črta charakteru. Kto pochopí, prečo určité úlohy stále zostávajú nedokončené, môže cielene zasiahnuť. Nussbaum pritom radí viac jasnosti, menšie kroky a realistické ciele. Týchto päť stratégií považuje v bežnom živote za obzvlášť užitočné:

1. Jasne sa rozhodnúť namiesto večného premýšľania: Mnohé úlohy zostávajú nedokončené, pretože nepadne jasné rozhodnutie. Lepšie je vedome povedať áno alebo nie. Buď človek začne teraz, alebo úlohu úplne vedome odloží.
2. Úlohy zmenšiť a jednoducho začať: Veľké úlohy často odrádzajú, preto môže pomôcť rozdeliť ich na malé kroky a začať len tým prvým. Často stačia dve minúty na to, aby sa človek pustil do práce.
3. Vedome odložiť namiesto prokrastinovania: Odkladanie (prokrastinácia) vytvára tlak a výčitky svedomia. Vedomé odloženie znamená naopak: stanoviť nový termín a úlohu tým aktívne riadiť.
4. Vytvoriť záväznosť: S pevným termínom alebo dohodnutou osobou je začatie často ľahšie. Cordula Nussbaum na to odporúča sparing partnera, teda osobu, s ktorou sa človek záväzne pustí do odložených úloh.
5. Realisticky plánovať: Príliš veľké ciele rýchlo vytvárajú tlak. Lepšie je plánovať realizovateľne a myslieť v malých etapách. Rozhodujúca nie je perfektná metóda, ale taká, ktorá sedí k vlastnému štýlu práce.