Dolgozz okosabban, ne keményebben: Okos munkamódszerek a stressz ellen

A munka világa az elmúlt években nemcsak több lehetőséget hozott, hanem több döntést, több csatornát és nagyobb elérhetőséget is. Ami haladásnak indult, sokak számára mindenekelőtt egy dolgot eredményez: az állandó belső stressz állapotát. Ennek oka nem a szorgalom hiánya, hanem egy strukturális probléma, ahogy azt a pszichoszociális tanácsadó, Sabrina Fleisch elmondja. Bár a modern technológiák hatalmas mértékben növelik a hatékonyságot, ugyanakkor állandó döntési kényszert is gerjesztenek.

Fleisch szerint különösen alábecsülik azt, hogy az állandó megszakítások mit művelnek az elmével. Minden új értesítés riasztó állapotba hozza az agyat: adrenalin szabadul fel, a test pedig harc- és reakció üzemmódba kapcsol. Idővel ez nemcsak a koncentrálóképességet rontja, hanem a hosszú távú memóriát is, mivel az információk soha nem dolgozódnak fel elég mélyen ahhoz, hogy ott megmaradjanak.

A tanácsadó hasonlóan kritikusan látja a multitaskingban való széles körben elterjedt hitet. Véleménye szerint ez a munkahelyi élet egyik legmakacsabb tévhite:

 

„Amit multitaskingnak nevezünk, az valójában folyamatos ugrálás a feladatok között, és ez elképesztően sok energiát emészt fel.”

Sabrina Fleisch, pszichoszociális tanácsadó

A következmény: több hiba, nagyobb fáradtság, és olyan feladatok, amelyek átlagosan kétszer annyi ideig tartanak, mint amennyi szükséges lenne. Aki okatlanul dolgozik, azt gyakran csak későn veszi észre, mégpedig akkor, amikor a teli naptár ellenére a fejlődés minimális marad, a kimerültség nő, és a fontos célokat újra és újra holnapra halasztják. A prioritások hiánya, a gyakori figyelemelterelések és a célok iránti orientáció hiánya a tipikus figyelmeztető jelek.

Tanácsadóként Fleisch éppen a multitasking ellenkezőjét javasolja: célzott fókuszfázisokat, amelyek során tényleg csak egy feladat számít. A koncepciónak még neve is van: „deep work” (mély munka), amit Cal Newport informatika professzor alkotott meg, és a maximális koncentráció állapotát jelöli, amely mérhetően jobb eredményeket hoz, és egyúttal erősíti az értelemérzetet.

Hogy mennyi ideig tartsanak az ilyen fókuszfázisok, az embertől függ. Vannak, akik 90 percig bírják a koncentrált munkát, másoknak 30 perc után szünetre van szükségük. Fleisch azt javasolja, hogy minden munkafolyamat előtt és után értékeljük saját energia- és koncentrációszintünket – egy egyszerű egytől tízig terjedő skálán. Aki ezt megteszi, idővel érzéket fejleszt arra, mikor tud igazán teljesíteni. Aki most szeretné elkezdeni, annak a Pomodoro-technikát ajánlja: 25 perc munka, öt perc szünet.

Az okos munkához azonban nemcsak fókusz, hanem elhatárolódás is hozzátartozik. A kimerült emberek azt hiszik, egyszerűen csak jobban kellene szervezniük a dolgaikat. Pedig gyakran teljesen más hiányzik, mégpedig a nemet mondás képessége. Ez konkrétan azt jelenti: őszintén megvizsgálni, valóban vannak-e még kapacitások az új feladatok elfogadása előtt, és ezt átláthatóan kommunikálni. „A nemet mondás nem a személyes kudarc jele, hanem a munkahelyi élet normális és szükséges része” – hangsúlyozza Fleisch. Aki ezt magáévá teszi, nemcsak a saját egészségét védi, hanem az egész csapatnak is szívességet tesz.

Ahhoz, hogy ez egyáltalán sikerüljön, a cégekre is szükség van. Sabrina Fleisch a rugalmas munkaidő, a világosan meghatározott célok és egy olyan kultúra mellett érvel, amelyben a szünetek nem számítanak gyengeségnek. Még a klasszikus kollégákkal töltött kávészünetnek is szerinte valódi értéke van: javítja a munkahelyi légkört, és így növelheti a termelékenységet.

A nap végén érdemes szó szerint rövid szünetet tartani. Aki röviddel a munkaidő vége előtt írásban rögzíti, mi maradt nyitva, és feljegyzi a következő napra szóló tennivalókat, az gondolatban az irodában hagyja a munkát. Ugyanakkor ez élesíti a fókuszt az időrablókra, a stresszorokra, de arra is, ami jól sikerült. Ez utóbbit a mindennapi munka során egyébként is túl ritkán veszik észre – jegyzi meg a szerző.

És ha a nyomás közben túl naggyá válik? Akkor Sabrina Fleisch egyszerű fizikai intézkedéseket javasol: felállni, kinyújtózni, friss levegőt szívni, levenni a tekintetet a képernyőről, és felváltva a közeli és távoli tárgyakra fókuszálni. Ami banálisnak hangzik, annak bizonyított élettani hatása van, és segít az idegrendszernek rövid időre kilépni a stressz üzemmódból. „Nem gépek vagyunk, akik minden nap tele akkumulátorral indulnak, és ugyanazt a teljesítményt tudják nyújtani. Néha 80 százalékos az energiánk, néha csak 40. Ez nem kudarc, ez emberi és tökéletesen rendben van.”